Mengenal Excel Untuk Pemula

Gb 1.1

Gb 1.2

            Dalam Excel kita mengenal adanya workbook (buku kerja),  dalam  workbook  tersebut  memuat beberapa  worksheet.  Sebuah  worksheet  biasanya  mewakili  sebuah  halaman  dokumen.  Beberapa  dokumen/worksheet  yang  saling  berhubungan dapat  anda  kelompokkan  menjadi  sebuah  workbook.  Worksheet  sendiri  terbentuk  dari  kolom-kolom  dan  baris-baris.  Kolom  adalah  lajur  memanjang  secara  vertikal  dengan  nama  yang  diawali  dengan  huruf  A,  B,  C  dan  seterusnya.  Jumlah  kolom  maksimal  dalam  sebuah  worksheet  adalah  sampai  nama  IV,  yaitu  sekitar  256  kolom. Dalam  gambar  1.1  ini  kolom  ditunjukkan  oleh  warna   hijau.   

            Sedangkan  untuk  baris  ditujukkan  oleh  warna  pink  pada  gambar  1.2.  Baris  berbentuk  horizontal  dan  diawali  dengan  nama  1,  2,  3  dan  seterusnya.  Jumlah  baris  maksimal  dalam  sebuah  worksheet  adalah  65.536, wooo banyak sekali ya?!

Gb 1.3

            Setelah  kita  mengenal  apa  itu  baris  dan  kolom,  ada  Cell  yang  merupakan  perpotongan  antara  baris  dan  kolom  itu.  Dalam  gambar 1.3,  cell  ditunjukkan  oleh  warna  ungu.  Nama  cell  juga  merupakan  gabungan  dari  nama  kolom  dan  baris.  Seperti  pada  gambar,  dalam  kolom  cell  aktif  menyebutkan  Cell  B3,  itu  artinya  Cell  B3  merupakan  perpotongan  antara  kolom  B  dan  baris  3.  Contoh  yang  lainnya  adalah  Cell D6,  merupakan  perpotongan  antara  kolom  D  dengan  baris  6.  Nama-nama  cell  tersebut  dapat  digunakan  untuk  penggunaan  rumus  dan  pengolahan  data  terhadap  cell  yang  bersangkutan  dan  memudahkan  penulisan  rumus  formula.  Misalnya  perkalian  antara  cell  B5  dengan  cell  C5  dapat  kita  tuliskan  dengan  “=B5*C5”

Gb 1.4

            Selanjutnya,  kita  akan  mengenal  apa  yang  namanya  range.  Seperti   yang  kita  lihat  pada  gambar  disamping (Gb 1.4) (warna  biru),  range  adalah  gabungan/  kumpulan  dari  beberapa  cell. Range  dapat  berupa  beberapa cell dalam satu kolom yang sama. Atau beberapa cell dalam satu baris yang sama. Atau juga berupa kumpulan cell dalam beberapa kolom dan beberapa baris.  Misalnya  kita  melihat  tulisan  D4:E7,  itu  berarti  seleksi/gabungan  dari  cell  D4  sampai  cell  E7.  Range  ini  berguna  untuk  mendefinisikan  beberapa  cell  untuk  operasi  aritmatika  ataupun  statistik.  Contohnya  =SUM(A1:D10)  merupakan  perintah  untuk  menjumlahkan  cell  pada  jangkauan/range  A1  sampai  D10. Perintah  untuk  menjumlahkan  cell  pada  range  C5  sampai  J11 “=C5:J11”

 Sebuah  range  dapat  juga  dinamai,  yaitu  dengan  cara  mem-blok  range  yang  akan  dinamai.  Kemudian  klik  kanan  dan  pilih  “Name a Range”,  lalu  ketikkan  nama  yang  dikehendaki.  Penamaan  range  ini  dimaksudkan  untuk  memudahkan  penggunaan  range  berkali-kali  dalam  rumus/formula.

MENAMBAHKAN  CELL

Gb 6

Kita  dapat  menambahkan  cell  baru  didalam  worksheet,  dengan  cara    :

1.      Klik  Home

Gb 5

2.      Pilih  kategori  Cells.

3.      Pilih  Insert

4.        Klik  Insert  Cells

5.        Pilih  salah  satu  pilihan  yang  disediakan,  lalu  tekan  OK.

Cara  yang  kedua  dapat  kita  lakukan  dengan  kombinasi  tombol,  yakni  dengan  cara  menekan  CTRL (tahan)  kemudian  Shift  dan  +=,  lalu  pilih  salah  satu  pilihan  yang  disediakan,  kemudian  tekan  OK.  (CTRL+SHIFT+=)

MENAMBAH  BARIS

Dalam  Excel  kita  juga  dapat  menambah  baris  baru  sesuai  keinginan  kita,  caranya    :

1.      Klik  Home  (seperti  yang  kita  lakukan  pada  saat  akan  menambahkan  Cell )

2.      Pilih  kategori  Cells.

3.      Klik  Insert  di.

4.      Pilih  Insert  Sheet  Rows.

MENAMBAH  KOLOM

Sedangkan  untuk  menambahkan  kolom,  kita  dapat  menggunakan  cara

1.      Klik  Home (seperti  yang  kita  lakukan  pada  saat  akan  menambahkan  Cell  dan  Baris)

2.      Pilih  kategori  Cells

3.      Klik  pilihan  Insert

4.      Pilih  Insert  Sheet  Columns

JENIS  PEMASUKAN  DATA  YANG  DIIJINKAN

      Konstanta

ü  Labels

Teks  yang  berisi  keterangan,  misalnya  alamat  nama  dan  keterangan  lain.  Untuk  menuliskannya  cukup  dengan  klik  cell  yang  akan  diisi  data,   lalu  ketikkan  teks  yang  akan  ditampilkan.  Simple  bukan?

ü  Numeric / Numbers

Teks  yang  berupa  angka,  misalnya  20,  -333,  37.5  dan  sebagainya.  Untuk  menuliskan  data  angka  sama  dengan  saat  kita  akan  menuliskan  data  teks.  Yaitu  cukup  dengan  klik  cell  yang  akan  diisi  data,  kemudian  masukkan  angka  yang  akan  ditampilkan.  Catatan :  untuk  mendefinisikan  angka  decimal/pecahan  kita  harus  menuliskan  character  koma  ( , )  untuk  format  Indonesia  dan  character  titik  ( . ) untuk  format  Inggris.  

ü  Date  and  Time

Penulisan  tanggal  dan  waktu  yang  diijinkan  dalam  Excel  adalah  yang  sesuai  dengan  format  yang  dikenali.  Untuk  menuliskannya  cukup  dengan  menuliskan  teks  sesuai  dengan  format  tanggal  dan  waktu.  Misalnya  :

Tanggal    : 20/10/2010

                 20-10-2010

Waktu     : 22:05:00

      Formula

Ekspresi  untuk  menghitung  hasil  numeric/teks  berdasarkan  rumus  tertentu.  Untuk  menuliskan  formula  dapat  dilakukan  dengan  klik  pada  cell  yang  akan  diisi,  lalu  awali  dengan  menuliskan  character  sama  dengan ( = )  atau  character  tambah  (+)  lalu  diikuti  rumus/ formula  (tanpa  spasi)  yang  diinginkan,  lalu  tekan  enter.

Contoh :  pembagian  antara  cell  B3  dengan  cell  A7  dituliskan  dengan

=B3/A7  atau  +B3/A7

MENGUBAH  ISI  CELL

Untuk  mengubah  isi  data  dari  cell  dapat  dilakukan  dengan  3  cara,  yaitu  :
Cara 1:

S  Klik cell yang ingin diubah

S  Aktifkan formula bar dengan cara klik diarea formula bar.

Cara 2:

V  Klik dua kali cell yang ingin diubah

V  Kemudian ganti isinya dengan yang baru

Cara 3:

N  Klik cell yang ingin diubah

N  Tekan tombol F2 pada keyboard.

N  Kemudian ganti isinya dengan yang baru

CARA  MENGHAPUS  ISI  CELL

Untuk  menghapus  isi  cell  dapat  kita  lakukan  dengan  beberapa  cara.  Cara  yang  pertama  adalah  dengan  menghapus  satu  per  satu.   Untuk  menghapus  satu-satu   yan g  harus  kita  lakukan  adalah  mengaktifkan  cell  yang  dimaksud,  kemudian  tekan  tombol  delete.   Maka  isi  dari  cell  tersebut  akan  terhapus.  Cara  yang  kedua  adalah  dengan  langsung  membloknya  sesuai  dengan  range,  kemudian  kita  tekan  tombol  delete.

FORMAT  CELL

Gb

Untuk  mengatur  tampilan  dan  format  dari  cell  dalam  microsoft  Excel  sesuai  dengan  keinginan  kita  dapat  dilakukan  dengan  cara :

|  Klik  tab  home

|  Pilih  kategori  Cells

|  Klik  pilihan  Format  ( kombinasi  tombol : Ctrl+1)  sehingga  akan  ditampilkan  kotak  dialog  format  cell.

|  Atus  sesuai  keinginan,  jika  sudah  selesai  tekan  OK

Terdapat  enam  tab  pilihan  format ,  yaitu  :

1)      Number

Digunakan  untuk  mengatur  format  angka  dari  cell.  Dalam  Excel  terdapat  12  kategori  jenis  angka  antara  lain :

No	Kategori	Format
1.	General	Umum, normal  tanpa  format (Ex:22)
2.	Number	Angka (Ex: 5, 10, 9, 3, 87.5)
3.	Currency	Mata uang / bisa  menggunakan  angka  decimal  dibelakang  angka (Ex: Rp 39.000,  Rp 39.000,00)
4.	Accounting	Akutansi/Keuangan (Ex: Rp 22.000,  Rp 13.000)
5.	Date	Tanggal (Ex: 29/02/1992,  29  Februari  1992)
6.	Time	Waktu (Ex: 12:12:00,  03:25:11, 3:18:02)
7.	Precentage	Presentase (Ex:25%, 100%)
8.	Fraction	Pecahan  (Ex:  5/4,  11/19, 1/2 )
9.	Scientific	Scientific  (Ex: 3,E+01)
10.	Text	Teks (angka  akan  dianggap  sebagai  teks)
11.	Special	Format khusus (Ex:1000)
12.	Custom	Format  dengan  pengaturan  pribadi/ manual

2)      Alignment

Digunakan   untuk  mengatur  perataan  dari  cell.  Disini  terdapat  empat  buah  pengaturan,  yaitu :

a.       Text alignment          

Digunakan  untuk  mengatur  perataan  teks,  terdapat  2  buah  opsi  pengaturan  yaitu:
Horizontal   :  Perataan  secara horizontal

Vertikal        :  Perataan  secara  vertikal

b.       Text control

Wrap  text   :  Membuat  teks  mengikuti  ukuran  lebar  cell
Shrink  to fit            :  Membuat  teks  mengecil  mengikuti  lebar  cell
Merge  cells  :  Menggabungkan  cell

c.        Right-to-left

Text  Direction  :  Mengatur  arah  penulisan  teks

d.      Orientation

Mengatur derajat kemiringan dari teks.

3)      Font

Digunakan  untuk  mengatur  character  huruf  dari  cell.  Dalam  tab  font  ini  masih  terdapat  6  buah  pengaturan  lagi,  diantaranya :

a.       Font

Digunakan untuk memilih jenis huruf yang diinginkan.

b.      Font  Style

Digunakan untuk memilih gaya penulisan (tergantung font),terdiri dari:

8  Regular

8  Italic (cetak miring) (Ctrl+I)

8  Bold (cetak tebal) (Ctrl+B)

8  Bold Italic (cetak tebal dan miring)

c.       Size

Digunakan untuk mengatur ukuran huruf

d.      Underland

Digunakan untuk mengatur garis bawah huruf.

e.       Color

Digunakan untuk mengatur warna huruf dan garis bawah.

f.        Effects

Digunakan untuk memberi efek huruf, terdiri dari:

:  Strikethrough : efek coretan

:  Superscript : huruf berukuran kecil diatas karakter umum (seperti pangkat)

:  Subscript : huruf berukuran kecil dibawah karakter umum.

4)      Border

Border  dalam  Ms.  Excel  digunakan  untuk  mengatur  bingkai/ garis  luar  dari  cell.  Disini  ada  empat  peraturan,  keempat  pengaturan  itu  adalah :

a.        Line

Digunakan untuk mengatur jenis garis

b.      Color

Digunakan untuk mengatur warna garis

c.       Presets

None    : tanpa bingkai
Outline            : memberi garis luar cell/range.
Inside   : memberi garis dalam cell/range

d.      Border

Digunakan untuk memberi garis sesuai arah yang diinginkan

5)      Fill

Digunakan  untuk  memberi  warna  pada  cell.  Dalam  fill  ada  tiga  pengaturan,  yaitu :

e.       Background  Color

Digunakan untuk memilih warna latar belakang cell. Tombol pilihan Fill Effect digunakan untuk memberi warna dengan efek tertentu.

f.        Pattern  Color

Digunakan untuk memilih warna arsiran dari cell

g.       Pattern  Style

Digunakan untuk memilih jenis arsiran untuk cell

6)      Protection

Digunakan untuk melindugi isi cell dengan mengunci dan/atau menyembunyikan rumus didalam cell

Format cell Protection

Semoga bermanfaat ^,^